エンタープライズ契約社員管理を革新：グローバルコンテンツエージェンシーがRemoteで実現した成功事例

応募者管理システム（ATS)

世界的に知られるコンテンツ、言語、言語学に特化したエージェンシーが、Remoteとの革新的なパートナーシップを通じて契約社員管理を一新した驚くべき変革をご紹介します。このエージェンシーは、2,100名の国際的な契約社員を管理するという課題に直面していました。複数通貨での支払いの複雑さ、オンボーディングの遅延、さらに月1,000件にものぼる請求書処理に苦戦していました。しかし、契約社員のオンボーディングプロセスを効率化することで、オンボーディング期間を数か月からわずか数日に短縮し、驚異的な効率を達成しました。具体的には、請求書作成が22倍速くなり、請求書の確認が57倍速くなりながらも、100%の支払い精度を維持しています。このエージェンシーが採用した戦略的施策は、管理負担を軽減し、業務効率を向上させ、財務管理を強化しました。そして、前例のないスケーラビリティへの道を切り開いたのです。

• 契約社員2,100人をRemoteへシームレスに移行

• 毎月1,000件以上の請求書を1つに統合

• オンボーディング時間を数ヶ月から数時間に短縮

• 100％の支払い精度

• 請求書作成が22倍高速化

• 請求書の検証が57倍高速化

はじめに

1993年に設立されたこのグローバルコンテンツ、言語、言語学に特化したエージェンシーは、広範囲にわたる契約社員ネットワークを管理する上で、ますます多くの課題に直面していました。英国に本社を構え、サンフランシスコ、シンガポール、ニューヨークをはじめとする主要都市に拠点を展開する同社は、著名なブランド向けに文化的に共鳴するグローバルキャンペーンを作成する上で重要な役割を果たしています。そして、世界各地の多様な市場ニーズに応えるために、広大な国際的契約社員ネットワークに依存しています。

課題

グローバル展開を進める中で、このエージェンシーは英国の単一法人から世界中の契約社員に支払いを行う際、いくつかの運用上の課題に直面しました。急速な事業拡大に伴い、以下のような問題が発生しました：

• 非効率な複数通貨管理 ：システムの制限により、国境を越えた取引の処理が困難で、SWIFT手数料が高額になり、グローバルな支払い業務が遅延する原因となりました。

• 支払遅延 ：毎月1,000件を超える請求書を処理する膨大な管理負担により、バックログが発生し、運用効率が低下していました。

• オンボーディングの複雑さ ：契約社員のオンボーディングプロセスが遅れがちで、完了まで数か月を要することがあり、コンプライアンスや支払いスケジュールにも影響を及ぼしていました。

• コンプライアンス上の課題 ：複数の国で契約社員を管理するためには、複雑な規制環境を乗り越える必要があり、コンプライアンス対応が困難でした。

• 限定的な財務管理 ：中央集約型の財務システムは、個人ではなく法人への支払いに限定されており、柔軟性が制限されていました。

• 事業継続リスク ：支払いの遅延は契約社員の離職リスクを引き起こし、事業の継続性に脅威をもたらしていました。

ソリューション

このエージェンシーは、2,000人以上の契約社員をRemoteのプラットフォームに移行することで、これらの課題に対応しました。主な取り組みは以下の通りです：

• チーム間の連携 ：プロダクト、法務、コンプライアンス、営業などのRemoteチームから100名以上が連携し、エージェンシーのニーズに合わせたソリューションを開発しました。

• 綿密なコンサルテーション ：対面およびバーチャルでのコンサルテーションを通じて、Remoteはエージェンシーの独自のニーズを深く理解しました。

• 包括的なアクションプラン ：請求書の一括処理、複数通貨での支払い、料金管理の強化を優先した改善プランを策定しました。

• カスタム機能の開発 ：請求書の一括アップロードや高度な複数通貨支払い管理機能など、プロセスを効率化するための機能をRemoteと共同で開発しました。

成果

このパートナーシップは、以下のような画期的な結果をもたらしました：

• 請求書統合 ：月1,000件以上の請求書が1つの月次請求書に統合され、効率が大幅に向上しました。

• 100% の支払い精度 ：支払いが自動化され、正確性が確保されたことで契約社員の満足度が向上しました。

• オンボーディングの迅速化 ：Remoteがオンボーディングプロセスを自動化し、数か月かかっていた作業を数日または数時間に短縮しました。

• API統合 ：オンボーディング、契約管理、支払いといった主要プロセスを自動化することで、エラーを最小化し、コンプライアンスを確保しました。

• 支払いの保証 ：クライアントからの支払いが遅れても契約社員への支払いを確実に行い、信頼関係を強化し、業務の円滑化を実現しました。

• 財務管理 ：RemoteのOne Account機能により、複数地域の財務業務をスムーズに管理できるようになりました。

• シングルサインオン (SSO) ：USD、GBP、EURの通貨アカウント間の切り替えがSSOにより効率化され、アカウント管理が改善されました。

• SWIFT手数料管理 ：SWIFT手数料の管理が改善され、透明性が向上し、取引コストが削減されました。

• 事業継続性の向上 ：契約社員の離職を減らすことで、業務の円滑化と長期的な関係の強化を実現しました。

同社はさらに、Blackbird.ioのノーコードオートメーションプラットフォームを活用して、RemoteとPlunet（翻訳ビジネス管理システム）間のワークフローを効率化しました。RemoteがBlackbirdに統合されたことで、Plunetでローカライズプロジェクトが「アクティブ」に設定されると、新しい契約社員の雇用タイプが自動的にRemoteで作成されるようになりました。この自動化により、手動でのデータ入力が削減され、時間の節約とエラーの最小化が実現しました。

結論

この活用事例は、Remoteの革新的で顧客中心のソリューションが、複雑な運用上の課題を克服し、スケーラビリティ、効率性、そして将来への備えを確保する上で、グローバルなコンテンツエージェンシーをどのように支援したかを示しています。