Wenn du vorhast, Mitarbeiter:innen in den USA einzustellen, fragst du dich vielleicht, welche Payroll Steuern du zahlen musst.
Je nachdem, wo und wie du Mitarbeiter:innen einstellst, kann diese Antwort variieren – aber viele der Kernpflichten sind gleich.
In diesem Artikel sehen wir uns an, welche Steuern du zahlen wirst und welche Steuern du möglicherweise zahlen musst. Wir werden uns auch einige wichtige Punkte der Payroll ansehen und erklären, was zu tun ist, wenn du mit selbständigen Auftragnehmer:innen zusammenarbeiten möchtest.
Legen wir los.
Welche Steuern zahlt ein Arbeitgeber in den USA?
In den USA sind die Arbeitgeber dafür verantwortlich, bestimmte Steuern einzubehalten, zu zahlen und in einigen Fällen auch beizusteuern. Dazu gehören Sozialversicherung, Medicare und Arbeitslosigkeit.
Hier sind die wichtigsten steuerlichen Verpflichtungen, die du berücksichtigen musst.
Einkommensteuer von Bund und Ländern
Wie in den meisten Ländern musst du einen Teil des Lohns einbehalten und rechtzeitig an die Steuerbehörden zahlen. Der genaue Steuersatz hängt vom Einkommen und dem Anmeldestatus der Mitarbeiter:in ab.
Damit du das weißt, müssen deine Mitarbeiter:innen das Formular W-4 ausfüllen. Du kannst dann aus diesen Informationen berechnen, wie viel Einkommensteuer du bei jedem Gehaltsscheck einbehalten musst.
In den meisten Fällen müssen Arbeitnehmer:innen Einkommensteuer sowohl auf Bundes- als auch auf Landesebene zahlen (und in einigen Fällen auch auf Stadt- oder Kreisebene). Einige Staaten – wie Florida, Texas und Alaska – erheben keine staatliche Einkommensteuer.
Wenn deine Beschäftigten in anderen Staaten remote arbeiten, musst du Einkommensteuer für den Staat einbehalten, in dem sie leben, nicht für den Staat, in dem dein Unternehmen seinen Hauptsitz hat. Beachte, dass es bestimmte Bedingungen gibt, die du erfüllen musst, damit diese Regel anwendbar ist.
Wenn du mehr über deine steuerlichen Verpflichtungen in den einzelnen Staaten erfahren möchtest, schau dir unseren kostenlosen US State Explorer an. Mit unserem kostenlosen Tool kannst du auch sehen, wie hoch die Kosten für die Beschäftigung deiner Mitarbeiter:innen sind .
Als Arbeitgeber zahlen Sie keine Beiträge zur Einkommensteuer.
FICA-Steuer
Der Federal Insurance Contributions Act (FICA) ist eine kombinierte Steuer, die aus Sozialversicherung und Medicare besteht. Sowohl du als auch deine Mitarbeiter:in zahlen einen gleichen Prozentsatz.
Sozialversicherungsabgabe
Die Sozialversicherung dient zur Finanzierung der Zusatzleistungen, Benefits, Sonderleistungen nach dem Ausscheiden aus dem Berufsleben. Sowohl du als auch deine Mitarbeiter:innen zahlen 6,2 % (12,4 % insgesamt) auf das Gehalt der Mitarbeiter:innen ein, wobei alle Einkünfte über die ersten 168.600 AUD nicht besteuert werden.
Pflegeabgabe
Wie der Name schon sagt, übernimmt Medicare die Gesundheitskosten. Der Beitragssatz von 2,9 % wird zu gleichen Teilen zwischen dir und deinen Mitarbeiter:in aufgeteilt, wobei beide Parteien 1,45 % beitragen. Für Medicare gibt es keine Mindestlohngrenze, d. h., sie gilt für Angestellte jeden Gehalts.
Arbeitslosenversicherung
Die Arbeitslosenbeiträge dienen der finanziellen Unterstützung zwischen den Arbeitsplätzen.
In den meisten Staaten müssen die Arbeitgeber die Arbeitslosensteuern zahlen. In einigen Staaten müssen aber auch Arbeitnehmer:innen ihren Beitrag leisten.
Bundesarbeitslosenabgabe (FUTA)
Arbeitgeber zahlen 6 % Steuersatz auf die ersten 7.000 US-Dollar des Gehalts, die jeder Mitarbeiter:in pro Jahr erhält. Nach Erreichen der Lohngrundlage müssen sie für das Jahr keine FUTA-Steuer mehr zahlen.
Staatliche Arbeitslosensteuer (SUTA)
Die Steuersätze und Anspruchsvoraussetzungen für die Arbeitslosenversicherung im jeweiligen Bundesstaat unterscheiden sich. Du musst also die individuellen Verordnungen deiner Mitarbeiter:innen überprüfen und kontrollieren. Remote kann dies für dich tun und sicherstellen, dass du jederzeit die richtigen Beträge einbehältst und bezahlst, unabhängig davon, wo dein Volk ansässig ist.
Wie berechnet man die Payroll Steuern des Arbeitgebers in den USA?
Wie bereits erwähnt, bist du dafür verantwortlich, für deine Mitarbeiter:innen Payroll einzubehalten und abzuführen. Dazu gehören FICA, FUTA und Einkommensteuer.
Deine Mitarbeiter:innen erhalten am Ende des Jahres das Formular W-2 mit einer Zusammenfassung ihrer einbehaltenen Löhne und Steuern. Sie benötigen dieses Formular, um ihre individuelle Einkommensteuererklärung abzugeben und alle Gutschriften oder Abzüge zu beantragen, auf die sie Anspruch haben.
Bevor du voreilige Berechnungen anstellen kannst, musst du zunächst die Steuerinformationen deiner Mitarbeiter:innen mit diesen Dokumenten erfassen, sammeln:
Formular I-9: Dieses Formular überprüft die Arbeitsberechtigung deiner Mitarbeiter:innen in den USA und ist für das gesamte Personal ausgefüllt.
Formular W-4: Wie bereits erwähnt, bestimmt dieses Formular, wie viel du einbehältst.
Bundesstaatliche und lokale Steuerformulare: Einige Staaten haben ihre eigenen Einbehaltungsformulare.
Steuern auf Bundes- und Staatenebene
Die genauen Sätze und Berechnungen für den Einkommensteuerabzug auf Bundes- und Staatenebene hängen vom Einkommen, dem Anmeldestatus und dem Wohnsitzstaat der Mitarbeiter:in ab.
Bundeseinkommensteuerabzug
Im Formular W-4-der Mitarbeiter:innen wird der Anmeldestatus und die Höhe der einzubehaltenden Einkommensteuer angegeben.
Staatliche Einkommensteuereinbehaltung
Wie bereits erwähnt, verlangen einige Bundesstaaten, dass du staatliche Einkommensteuer vom Lohn deiner Beschäftigten einbehältst. Erkundige dich bei den Behörden der einzelnen Bundesstaaten nach den genauen Steuersätzen.
Berechnung der FICA-Steuern
Berechne für die Berechnung der FICA-Steuern das Bruttogehalt jeder Mitarbeiter:in (d. h. den Gesamtverdienst vor Steuerabzügen).
Sozialversicherung
Sobald du das Bruttogehalt kennst, multiplizierst du es mit dem Sozialversicherungssatz (6,2 %).
Wenn deine Mitarbeiter:in in einem Zeitraum 2.000 $ brutto verdienen, beträgt der Sozialversicherungsbeitrag 123 $ (2.000 $ x 6,2 %). Du müsstest dann 124 US-Dollar beisteuern.
Medicare
Zur Berechnung der Medicare-Steuer wird das Bruttogehalt der Mitarbeiter:innen mit dem Medicare-Satz (1,45 %) multipliziert.
Wenn deine Mitarbeiter:in 2.000 $ verdienen, beträgt ihr Beitrag wiederum 29 $ (2.000 $ x 1,45 %). Außerdem müsstest du 29 US-Dollar beisteuern.
Berechnung von FUTA- und SUTA-Steuern
Nur die ersten 7.000 AUD des Jahresgehalts von Mitarbeiter:innen sind FUTA-steuerpflichtig. Um zu berechnen, wie viel du schuldest, multipliziere den zu versteuernden Lohn mit dem FUTA-Steuersatz (6 %).
Wenn deine Mitarbeiter:in 60.000 $ im Jahr verdienen, musst du nur auf die ersten 7.000 $ Steuern zahlen. Daher würde dein jährlicher FUTA-Beitrag 420 US-Dollar (7.000 x 6 %) betragen.
Wichtig: Du kannst eine FUTA-Steuergutschrift von bis zu 5,4 % auf die gezahlten Steuern beantragen, sodass sich der Steuersatz effektiv auf 0,6 % reduziert.
Im Gegensatz zu den FUTA-Sätzen, die im ganzen Land gleich sind, können die SUTA-Sätze stark variieren. Jeder Bundesstaat hat auch sein eigenes Zahlungsverfahren, das von monatlich bis vierteljährlich reichen kann.
Was ist mit selbstständigen Auftragnehmer:innen?
Selbständige Auftragnehmer:innen gelten als selbständig und müssen sich selbst steuerlich registrieren und ihre Einkünfte erklären. Das bedeutet, dass du für Auftragnehmer keine Payroll einbehalten oder abführen musst.
Du bist jedoch verpflichtet, Zahlungen von mindestens 600 US-Dollar an Auftragnehmer:innen mit dem Formular 1099-NEC an den Internal Revenue Service (IRS) zu melden. So stellt der IRS sicher, dass Auftragnehmer:innen ihr Einkommen korrekt melden.
Wann werden Mitarbeiter:in von den Arbeitgebern in den USA gezahlt?
Der Zeitpunkt der Zahlungen hängt im Allgemeinen von zwei Hauptfaktoren ab:
Art der zu zahlenden Steuern: Unterschiedliche Steuern haben unterschiedliche Kautionen.
Der einbehaltene Betrag: Der IRS hat spezifische Regeln für den Gesamtbetrag der Steuern, die ein Quartal lang einbehalten werden können.
Monatliche Kaution
Arbeitgeber, die während eines Quartals insgesamt FICA- und Bundeseinkommensteuern von mehr als 50.000 USD einbehalten, müssen monatlich Steuern zahlen. Als Faustregel gilt die Kaution einbehaltener Steuern am 15. des Folgemonats.
Wenn du deine Mitarbeiter:innen also am 30. Juni bezahlst, musst du bis zum 15. Juli eine Kaution einbehaltener Steuern hinterlegen.
Halbwöchentliche Kaution
Arbeitgeber, die während eines Quartals zwischen 7.500 und 50.000 $ Gesamteinkommen und FICA-Steuern einbehalten, müssen eine halbwöchentliche Kaution hinterlegen.
Wenn deine Mitarbeiter:innen am vorherigen Mittwoch, Donnerstag oder Freitag bezahlt wurden, musst du am Mittwoch nach dem Zahlungszeitraum einbehaltene Steuern zahlen.
Wenn du Mitarbeiter:innen zum Beispiel am Freitag, den 7. Juli, bezahlt hast, musst du die Kaution bis Mittwoch, den 12. Juli, hinterlegen.
Wie werden Steuern vom Arbeitgeber an den Staat gezahlt?
Die eigentliche Steuerzahlung ist relativ einfach. Der bequemste Weg ist die elektronische Kaution Ihrer einbehaltenen Steuern über das Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS). Du kannst deine Zahlungen auch im Voraus planen und eine Bestätigung erhalten, wenn sie verarbeitet werden.
Remote kann diese Einzahlungen für Sie unter Einhaltung der einschlägigen Fristen vornehmen.
Payroll mit Remote
Wie bereits erwähnt, kann Remote all das vom Teller nehmen. Wir stellen sicherstellen, dass deine Mitarbeiter:innen zeitnah und korrekt bezahlt werden, dass alle relevanten Steuern auf Bundes-, Länder- und lokaler Ebene einbehalten und gezahlt werden und dass alle Melde- und Papierpflichten erfüllt werden.
Unsere internen Expert:innen beraten Sie auch zu Ihren steuerlichen Optionen und beraten Sie bei Bedarf.
Das ist nicht nur auf die USA beschränkt. Wenn du Team in verschiedenen Ländern hast, kannst du alle Aspekte deiner Payroll über unser zentrales Globales Gehaltsabrechnungssystem verwalten.
