Die Gehaltsabrechnung ist eine aufwändige Aufgabe, die sich häufig über mehrere Tage erstreckt – und jeden Monat von Neuem erledigt werden muss. Dieser Druck kann zu Burnout, Frustration und Fehlern führen.
Das britische Startup Pento hat ein Produkt entwickelt, um Unternehmen aus diesem Teufelskreis herauszuhelfen und die gesamte Gehaltsabrechnung auf komplett neue Füße zu stellen. Das Produkt war ein riesiger Erfolg und bis Mitte 2023 hatte Pento sich in der Serie B bereits über 54 Mio. US-Dollar an Finanzierung gesichert.
Als Remote-first-Unternehmen profitierte Pento auch schon von der Möglichkeit, überall auf der Welt die besten Talente einzustellen. Damit aus einem Startup aber tatsächlich ein Branchenführer werden konnte, brauchte es einen Personalpartner, der die folgenden Kriterien erfüllen musste:
Abdeckung zahlreicher Länder
Umfassende Kenntnisse von lokalem und internationalem Arbeitsrecht
Eine robuste und einfach zu verwendende Plattform
Self-Service für die Nutzer:innen
Vor diesem Hintergrund fiel die Wahl ganz klar auf Remote als Partner für die internationale Beschäftigung.
Pento im Überblick
Hauptsitz: Vereinigtes Königreich
Gründungsjahr: 2016
Remote-Mitarbeiter:innen in: Finnland, Indien, Niederlande, Polen Rumänien, Schweden, Schweiz, Deutschland, Griechenland, Ungarn, Portugal, Malta und Spanien
Branche: HR, Finanzen und Gehaltsbuchhaltung
Pentos Ziel ist es, den administrativen Aufwand der Gehaltsbuchhaltung zu reduzieren. Dafür führt es die gesamte Payroll auf einer gemeinsamen Plattform zusammen – von automatisierten Berechnungen bis hin zu Steuer- und Gehaltszahlungen.
„Pento ist sehr intuitiv, sodass auch Laien sich sehr schnell in die Gehaltsabrechnung einarbeiten können“, erklärt Kayleigh Smart, Personalchefin bei Pento. „Aber gleichzeitig ist die Plattform auch so umfangreich und leistungsstark, dass Expert:innen eigene komplexe Payroll-Abläufe einrichten können, vor allem, weil wir alle Arten von Abrechnungszeiträumen und Beschäftigungsformen im Vereinigten Königreich unterstützen.“
Dieser starke Fokus auf Optimierung und Effizienz spiegelt sich aber nicht nur in Pentos Produkt wider. Er zieht sich durch sämtliche internen Prozesse, einschließlich der Einstellung eigener Mitarbeiter:innen.
„Wir schauen sehr genau darauf, wofür wir Zeit aufwenden. Wenn wir einen Zeitfresser identifizieren, versuchen wir, ihn zu eliminieren“, erzählt Kayleigh Smart. „Vor allem wollen wir unsere Prozesse nicht durch zunehmende Bürokratie komplizierter machen als nötig.“
Die meisten Mitarbeiter:innen von Pento leben im Vereinigten Königreich. Dennoch arbeitete das Unternehmen schon vor der Pandemie mit Talenten in anderen Ländern zusammen und war von Anfang an Remote-first. Das funktionierte recht gut, aber als Kayleigh Smart in das Unternehmen kam, wurde ihr schnell klar, dass die internationalen Einstellung skaliert werden musste.
„Vor ein paar Jahren hing meine gesamte Planung von der Anzahl der Mitarbeiter:innen ab, die wir beschäftigen konnten“, blickt Kayleigh Smart zurück. „Mittlerweile geht es um die Optimierung von Prozessen. Teams müssen agil bleiben und mit so wenig wie möglich so viel wie möglich schaffen.“
Wir wollten den besten Partner, um keine rechtlichen Risiken im Ausland einzugehen und gleichzeitig möglichst viel Eigenständigkeit zu wahren.
Da Kayleigh Smart vor Pento hauptsächlich in Büroumgebungen gearbeitet hatte, war sie sich der Größe dieser Herausforderung bewusst. „Menschen im Ausland einzustellen, kann ziemlich angsteinflößend sein“, lacht sie. „Zum Beispiel ist es für mich völlig unmöglich, alle arbeitsrechtlichen Vorschriften in allen Ländern zu kennen, geschweige denn, mich über Gesetzesänderungen auf dem Laufenden zu halten.“
Für eine zukunftssichere Personalstrategie brauchte Pento einen zuverlässigen internationalen Beschäftigungspartner, der sein Metier verstand.
Der Wechsel zu Remote
Als Kayleigh Smart zu Pento kam, arbeitete das Unternehmen mit mehreren Employer of Records (EOR) zusammen. Aber viele Köche verderben bekanntlich den Brei. Einstellung und Onboarding waren auf mehrere Anbieter verteilt. Das war nicht nur ineffizient, sondern führte auch zu einer schlechten Betreuung der Mitarbeiter:innen.
Kayleigh Smart entschied sich daher, die Zahl der Anbieter und Tools drastisch zu verringern und lieber einen einzigen Partner zu suchen, der alles abdecken konnte und besser zur „Mehr mit weniger schaffen“-Philosophie des Unternehmens passte. Remote entpuppte sich schnell als idealer Partner.
„Remote hat offensichtlich massiv in eine sehr ausgereifte Plattform investiert, die uns ein hohes Maß an Eigenständigkeit erlaubt“, zeigt sich Kayleigh Smart begeistert. „Es ist einfach fantastisch, wenn es nur ein paar Klicks braucht, um genau die benötigten Informationen zu finden. Und wenn wir einmal etwas mehr Unterstützung brauchen, steht uns ein großes, kompetentes Team per E-Mail oder Chat zur Verfügung.
Remote entwickelt sich ständig weiter, auch das ist ein großer Pluspunkt. Das Angebot passt perfekt zu uns und entspricht zu 100 % unserer Vorstellung.“
Mit einem zuverlässigen Partner an seiner Seite kann Pento die internationale Rekrutierung jetzt bewusst steuern. Mit dem integrierten Personalkostenrechner von Remote kann Kayleigh Smart die Expansionskosten präzise planen und mit dem Country Explorer wertvolle Einblicke in die Zielländer bekommen.
„Der Country Explorer ist eins der Tools, die ich am meisten nutze“, erzählt sie. „Und er wird mit der Zeit immer besser. Er ist meine zentrale Anlaufstelle für alle länderspezifischen Informationen, die wir unmöglich alle im Haus haben können, von der Höhe des Elterngelds bis hin zu gesetzlichen Kündigungsfristen. Er ist eine fantastische Wissensquelle.“
Einfache internationale Budgetplanung
Nachdem Pento alle seinen Mitarbeiter:innen zu Remote übertragen hatte, richtete es seinen Blick auf die zukünftigen Kosten der internationalen Beschäftigung.
„Auf operativer Ebene arbeiten wir in extrem kurzen Zyklen, haben aber eine sehr langfristige Produktvision“, erklärt Kayleigh Smart. „Dieses Spannungsfeld macht unsere Planung nicht unbedingt einfach.
Wir erklärten dem Team bei Remote unser Problem und erhielten eine detaillierte Kostensimulation der verschiedenen Personalszenarien, sodass wir präzise für das nächste Jahr planen konnten.“
Dank Remotes Fair-Preis-Garantie entfallen zudem sämtliche Drittanbieteraufschläge, Kautionen und versteckte Gebühren. Dieses hohe Niveau an Transparenz war Pento besonders wichtig, weil es kurz zuvor als eines der 10 transparentesten Unternehmen der Welt ausgezeichnet wurde.
„Das große Vertrauen und die umfassende Transparenz von Remote war eine völlig neue Erfahrung für uns und ganz anders als frühere Preisverhandlungen mit anderen Anbietern“, erinnert sich Kayleigh Smart. „Bei solchen Gesprächen hat man ja manchmal das Gefühl, dass ein Anbieter dir etwas verkaufen möchte, das du gar nicht brauchst . Remote hat hingegen ein spürbares Interesse daran, unsere Abläufe zu optimieren und uns mit seinen Produkten und hervorragenden Preisen wirklich weiterzuhelfen.“
Remote arbeitet vollkommen transparent und die Informationen sind für alle sichtbar.
Diese Klarheit und Offenheit machte es Pento einfach, seine internationales Personalbudget zu planen.
„Die Simulation hat uns klar gezeigt, worauf wir zukünftig bei der Personalbeschaffung achten sollten“, so Kayleigh Smart. „Wir konnten das beste Leistungspaket für uns abschließen und unsere Kosten präzise planen.
Die tatsächlichen Preise wichen kaum von den simulierten ab, sodass es hier keine Überraschungen gab.“
Ein attraktiver Arbeitgeber für internationale Talente
Kayleigh Smart ist überzeugt, dass die Partnerschaft mit Remote ihr geholfen hat, eine effektivere Einstellungsstrategie zu entwickeln. Für ein schnelllebiges Startup ist das ganz besonders wichtig.
„Bei uns entwickeln sich die Dinge rasend schnell“, erzählt sie. „Bisher kratzen wir erst an der Oberfläche von dem, was eine echte weltweite Personalstrategie sein kann. Aber dank Remotes breitem Länderportfolio fangen wir jetzt an, länderspezifische Strategien für unsere Expansionspläne zu entwickeln.
Zum Beispiel entstehen in einigen europäischen Ländern gerade einige sehr interessante Talent-Hotspots. Darauf können wir jetzt schnell reagieren und die besten Leute einstellen, egal wo sie leben.“
Dazu braucht Pento nicht eine einzige Niederlassung im Ausland, weder in Europa noch anderswo. Stattdessen nutzt das Unternehmen Remotes globale Infrastruktur und kann die Ressourcen, die sonst in die Verwaltung geflossen wären, aktiv in die Talentsuche investieren.
Und wenn es dann die richtigen Talente findet, kann es viele HR-Aufgaben eigenständig auf der Remote-Plattform erledigen, von der Einstellung zum Onboarding bis hin zur Bezahlung.
„Wir arbeiten ununterbrochen daran, unseren Administrationsaufwand zu reduzieren”, sagt Kayleigh Smart. „Seit wir Remote haben, müssen wir uns nicht mehr um die Details kümmern und können unsere Zeit stattdessen in die Entwicklung unseres Unternehmens investieren.“
Durch das reibungslose Onboarding haben sich unsere Prozesse dramatisch beschleunigt. Ich bin selbst immer wieder überrascht, wie schnell alles geht. Das ist eine sehr große Erleichterung für mich.
Partner auf einer Wellenlänge
Die Optimierung und Automatisierung von Abläufen ist aber nicht alles. Gerade für Remote-Mitarbeiter:innen ist es wichtig, enge Beziehungen im Team aufzubauen. Pentos Personalchefin weiß das und sieht Remote als perfekten Vermittler.
„Unsere Beziehung mit Remote beruht auf gegenseitigem Vertrauen”, erklärt sie. „Wir fragen uns kontinuierlich, was wir tun können, damit sich unsere Mitarbeiter:innen noch wohler bei uns fühlen.
Jetzt beschäftigen wir uns beispielsweise gerade damit, weltweit gleichberechtigte Benefits einzuführen. ‚Gleichberechtigt‘ bedeutet dabei nicht unbedingt die gleichen Benefits für alle, sondern eher ein gleichwertiges und faires Angebot. Remote unterstützt uns mit vollen Kräften und das ist großartig.“
Eine weitere wichtige Synergie ergibt sich für die Personalchefin aus der Philosophie beider Unternehmen, die die Mitarbeiter:innen in den Mittelpunkt stellt.
„Dass Pento so erfolgreich ist, liegt nicht nur an unserem Produkt“, stellt sie fest. „Unsere Kunden nennen zwar immer unser Produkt – aber im gleichen Atemzug auch das Team. Mit Remote geht es uns genauso.“
Wie geht es für Pento weiter?
Mit Pentos Team wächst auch die Notwendigkeit, weiterhin schlank und flexibel zu bleiben. Kayleigh Smart hat keine Zweifel, dass das mit Remotes Unterstützung so gut gelingen wird wie bisher.
Nach vielen Jahren Erfahrung im Personalwesen freut sie sich besonders auf das Potenzial, das die internationale Einstellung mit sich bringt.
„Es ist faszinierend zu sehen, in welche Richtung sich meine Rolle als Personalerin entwickelt – von der reinen Verwaltung hin zu einer strategischen Funktion, die die Zukunft des Unternehmens maßgeblich mitbestimmt“, erzählt sie begeistert. „Diese Entwicklung aus erster Hand mitzuerleben, ist extrem spannend. Ich habe die Gelegenheit, so viel von unterschiedlichsten Menschen zu lernen, von anderen Führungskräften und von Partnern wie Remote.”
Welchen Rat würde sie also anderen Unternehmen geben?
„Die internationale Einstellung ist gerade ein heißes Thema in der HR-Community und der EOR-Markt boomt. Am wichtigsten ist es, offen für Veränderung zu sein.
Ich erzähle überall, wie Remote zu meiner zentralen Anlaufstelle für alles geworden ist. Ich habe mich selbst so viel weiterentwickelt und ich unglaublich stolz darauf, was wir gemeinsam erreicht haben.“
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