Um Scheinselbstständigkeit zu vermeiden, reichen gute Absichten nicht aus. Wenn du deine selbstständigen Auftragnehmer:innen wie Angestellte behandelst, werden das die Behörden irgendwann auch tun – selbst wenn das eigentlich gar nicht deine Absicht war.
Scheinselbstständigkeit tritt auf, wenn eine Arbeitskraft wie ein Angestellter behandelt wird, obwohl sie vertraglich als selbstständiger Auftragnehmer (oder in einem anderen unzutreffenden Verhältnis mit dem Unternehmen stehende Person) gilt. Der größte Risikofaktor ist die Weisungsgebundenheit: Je strikter sich die Person an deine Weisungen halten muss, desto näher rückt sie in die Nähe eines Angestelltenverhältnisses.
Leitfaden zur Scheinselbstständigkeit und Falschklassifizierung von Angestellten als Selbstständige
Immer mehr Unternehmen wissen selbstständige Auftragnehmer:innen zu schätzen. So sind sie bei der Talentsuche nicht an einen Ort gebunden und die Zusammenarbeit und Vergütung ist auch recht einfach. Und das ist für alle Seiten ein Gewinn − sollte man zumindest meinen.
Doch leider birgt die Zusammenarbeit mit Auftragnehmer:innen auch ein gewisses Risiko von Falschklassifizierung und Scheinselbstständigkeit. Wie also lässt sich dieses Risiko bei ausländischen Arbeitskräften reduzieren? Interessiert? Dann lies weiter. Dieser Leitfaden soll dir dabei helfen, die Falschklassifizierung von Mitarbeiter:innen zu vermeiden. Mit unserem kostenlosen Beurteilungstool kannst du das Risiko für dein Unternehmen berechnen – und erfährst, was du tun kannst.
Was ist Scheinselbstständigkeit?
Scheinselbstständigkeit liegt vor, wenn ein Unternehmen seine Angestellten versehentlich oder vorsätzlich falsch als selbstständige Auftragnehmer:innen einstuft. Obwohl die Geldbußen und Strafen für vorsätzliche die Falschklassifizierung in der Regel höher ausfallen, müssen Unternehmen auch für versehentliche Fehler mit Strafen rechnen.
Dann ist der finanzielle Vorteil, den sich manche Unternehmen durch die Einsparung von Lohnnebenkosten und Verwaltungsaufwand erhoffen, angesichts der zu erwartenden Strafen und Nachzahlungen sowie der möglichen Verfahrenskosten und Entschädigungszahlungen sehr schnell dahin.
Aber auch wenn du deine Beschäftigen korrekt einstufen möchtest, kannst du in Schwierigkeiten geraten. So kann es beispielsweise sein, dass du einer Freelancer:in einen kleinen Auftrag gibst und mit ihrer Arbeit so zufrieden bist, dass du sie immer wieder engagierst. Das kann dazu führen, dass eure Geschäftsbeziehung nach und nach ihren Charakter ändert. Wer bestehende Arbeitsverhältnisse nicht regelmäßig prüft, übersieht dann vielleicht, dass aus der Auftragnehmer:in längst eine De-facto-Angestellte geworden ist.
Die Klassifizierung ist nicht immer einfach. Jedes Land hat seine eigenen Gesetze und die werden immer wieder angepasst. Die Prioritäten bei der Durchsetzung können sich immer wieder ändern. Beispielsweise achten die Niederlande seit einigen Jahren verstärkt auf Scheinselbstständigkeit, was das Compliance-Risiko bei der Zusammenarbeit mit Auftragnehmer:innen erhöht. Es ist also wichtig, immer auf dem Laufenden zu bleiben, um nicht gegen Vorschriften zu verstoßen.
Durch Scheinselbstständigkeit verwehren Unternehmen nicht nur ihren Mitarbeiter:innen ihre Rechte, sondern führen auch keine Sozialabgaben ab. Dementsprechend verfolgen zahlreiche Länder Scheinselbstständigkeit auch mit Blick auf die wachsende digitale Arbeitswelt mit zunehmender Härte. Sie stärken die Durchsetzung, verschärfen das Strafmaß und schließen Gesetzeslücken.
Was bedeutet eigentlich die Klassifizierung von Angestellten und Selbstständigen?
Die Klassifizierung ist nichts weiter als die arbeitsrechtliche Einstufung der Personen, die für dich arbeiten. In den meisten Fällen sind sie entweder festangestellte Mitarbeiter:innen, denen gegenüber das Unternehmen eine größere Verantwortung trägt, oder aber selbstständige Auftragnehmer:innen.
Diese beiden Formen der Beschäftigung werden in den meisten Ländern unterschiedlich definiert und ziehen jeweils andere arbeits- auch steuerrechtliche Folgen nach sich. Wer Menschen für sich arbeiten lässt, muss diese richtig einstufen, die passenden Dokumente verwenden und dabei stets geltendes Recht beachten.
Festangestellte Mitarbeiter:innen haben mehr Anspruch auf Arbeitgeberleistungen und Absicherung als selbstständige Auftragnehmer:innen. Je nach Land umfassen diese Ansprüche:
Mindestlohn
Bezahlte Überstunden
Bezahlten Urlaub
Freistellung aus familiären oder gesundheitlichen Gründen
Sozialversicherung bzw. Rente
Arbeitslosenversicherung
Krankenversicherung
Arbeitsschutz
Kündigungsschutz
Auch die Bezahlung und Besteuerung sind unterschiedlich. Bei Angestellten behält der Arbeitgeber die Lohnsteuer und bestimmte Sozialbeiträge ein und führt sie an das Finanzamt ab.
Angestellte und selbstständige Auftragnehmer:innen: Wer ist was?
Wie entscheidet man, ob jemand als angestellt oder selbständig einzustufen ist? Die Antwort auf diese Frage hängt von mehreren Faktoren ab: Zum Beispiel Arbeitszeit, Arbeitsort, Arbeitsausstattung, Zahlungsmodalitäten und unternehmerische Freiheit.
Grundsätzlich richtet sich die Einstufung danach, wie stark die Person an die Weisungen des Auftraggebers gebunden ist. Je mehr Kontrolle dieser über die Arbeitsweise und die Art der Vergütung hat, desto wahrscheinlicher ist davon auszugehen, dass es sich um ein Angestelltenverhältnis handelt.
Allerdings gelten dafür in jedem Land andere Kriterien. Die Steuerbehörde der USA (Internal Revenue Service, IRS) formuliert es so: „Jede Person, die Leistungen für dich erbringt, ist angestellt, wenn du als Auftraggeber sowohl das Ergebnis als auch die Art der Leistungserbringung bestimmen kannst.“
Das gilt selbst dann, wenn du der Person eine gewisse Handlungsfreiheit einräumst. Entscheidend ist, dass du das Recht hast, die Details der Leistungserbringung zu bestimmen. Du solltest dich also genau mit den Vorschriften der Länder auskennen, in denen du mit Auftragnehmer:innen arbeitest.
Auch wenn die Bestimmungen sich von Land zu Land unterscheiden, kannst du anhand der folgenden Fragen abschätzen, ob eventuell eine Falschklassifizierung vorliegt:
Wer entscheidet, wann die Leistung erbracht wird?
Angestellte haben meist feste Arbeitszeiten, häufig Montag bis Freitag von 9:00 bis 17:00 Uhr. Im Gegensatz dazu können Auftragnehmer:innen selbst über ihre Arbeitszeit verfügen und beliebig viele Pausen einlegen, sofern sie die vereinbarte Leistung fristgerecht erbringen.
Wer stellt die Arbeitsmittel ?
Die Angestellten erhalten die Arbeitsmittel meist von vom Arbeitgeber. Das können Computer, Handys, Spezialsoftware, Abonnements oder andere nötige Dinge sein. Demgegenüber verwenden Auftragnehmer:innen ihre eigenen Arbeitsgeräte und Abonnements und tragen auch die damit verbundenen Kosten. Wenn du Personal remote beschäftigst, verlangen einige Länder auch Homeoffice-Zuschüsse und Kostenerstattung für die Einrichtung des Heimarbeitsplatzes.
Wie erfolgt die Bezahlung?
Die meisten Angestellten erhalten regelmäßige Gehaltszahlungen. Bei der Gehaltsabrechnung führen die Unternehmen die gesetzlichen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge ab.
Auftragnehmer:innen werden dagegen auf Rechnung und ohne Steuereinbehalt entlohnt. Angestellte müssen ihrerseits keine Rechnungen stellen, um regelmäßig ihr Gehalt zu bekommen, denn sie erhalten entweder automatisch ein regelmäßiges Gehalt oder bekommen die gearbeiteten Stunden vergütet, die mit einem geeigneten Erfassungssystem dokumentiert wurden.
Wie lange besteht das Arbeitsverhältnis schon?
Die Frage nach der Bestandsdauer des Arbeitsverhältnisses kann ebenfalls ausschlaggebend sein. In einigen Ländern ist es üblich, dass eine Person zunächst ordnungsgemäß als Auftragnehmer:in eingestuft wird und dann automatisch angestellt wird, sobald die Geschäftsbeziehung eine gewisse Zeitspanne übersteigt.
In manchen Ländern mit befristeten Verträgen dürfen Auftragnehmer:innen zudem nicht mit ein und demselben Arbeitgeber mehrere dieser Verträge hintereinander abschließen. Stattdessen ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Geschäftsbeziehung bei Vertragsende zu beenden oder der Person eine unbefristete Stelle anzubieten.
Falschklassifizierung unter dem Fair Labor Standards Act (FLSA) in den USA
Dieser Abschnitt betrifft die Klassifizierung von Arbeitskräften nach US-Bundesrecht. In anderen Ländern gelten andere Kriterien und Terminologie. Prüfe also immer die lokalen Vorschriften in dem Land, in dem die Person lebt und arbeitet.
Das US-Bundesgesetz über gerechte Arbeitsstandards (Fair Labor Standards Act, FLSA) enthält Vorschriften zu Mindestlöhnen, Überstundenzuschüssen und sonstigen arbeitsbezogenen Belangen. Durch die Gewährleistung einer angemessenen Vergütung und sicherer Arbeitsbedingungen schützt der FLSA Arbeitnehmer:innen in den USA. Damit dein Arbeitsumfeld in den USA den gesetzlichen Vorschriften und ethischen Standards entspricht und du keine rechtlichen Schwierigkeiten bekommst, musst du die Anforderungen des FLSA erfüllen.
Es gilt als Falschklassifizierung, wenn du Angestellte als selbstständige Auftragnehmer:innen einstufst oder Angestellte, die eigentlich dem FLSA unterliegen, nicht gemäß den Vorschriften des FLSA behandelst.
Arbeitgebern, die ihre Arbeitskräfte nicht richtig klassifizieren, drohen empfindliche Geldbußen, Strafen und Nachzahlungen. Das US-amerikanische Arbeitsministerium (Department of Labor, DOL) ist befugt, Untersuchungen durchzuführen und die Einhaltung der Vorschriften durchzusetzen.
Es ist wichtig, dass Angestellte ihre Rechte kennen und wissen, was die Klassifizierung unter dem FLSA für sie bedeutet, damit sie eine faire Bezahlung und angemessenen Schutz fordern können.
Häufige Missverständnisse im Zusammenhang mit selbstständiger Arbeit
Hier einige der häufigsten Missverständnisse im Zusammenhang mit arbeitnehmerähnlichen Selbständigen in den USA:
Manche glauben, das Formular 1099 mache sie automatisch zu selbstständigen Auftragnehmer:innen. Wenn das Unternehmen, für das du arbeitest, dich zu Steuerzwecken als selbstständig klassifiziert, erhältst du das Steuerformular 1099. Dieses Formular bedeutet aber nicht automatisch, dass deine Klassifizierung korrekt ist.
Manche Angestellten nehmen an, sie seien selbstständige Auftragnehmer:innen, weil sie remote arbeiten oder flexible Arbeitszeiten haben. Aber Remote-Arbeit bedeutet nicht automatisch Selbstständigkeit. Sowohl Angestellte als auch Auftragnehmer:innen können remote, von zu Hause aus oder vor Ort im Unternehmen arbeiten.
Manche glauben, sie seien selbstständige Auftragnehmer:innen nach dem FSLA, nur weil sie eine „Auftragnehmervereinbarung“ unterzeichnet haben. Es spielt keine Rolle, wie das Unternehmen dein Beschäftigungsverhältnis bezeichnet, selbst wenn es in dem Vertrag steht, den du unterschrieben hast. Relevant ist, ob du für dein Einkommen auf deinen Arbeitgeber angewiesen bist (angestellt) oder ob du auf eigene Rechnung arbeitest (selbstständig).
Manche glauben, sie seien selbstständige Auftragnehmer:innen, weil sie eine EIN haben und Unterlagen besitzen, die sie als LLC oder eine andere Rechtsform ausweisen. Eine EIN oder Unterlagen, die dich als LLC, Einzelunternehmen oder irgendeine andere Unternehmensform ausweist, macht dein Beschäftigungsverhältnis nicht automatisch selbstständig. Das gilt insbesondere dann, wenn dein Arbeitgeber von dir verlangt, dich als Unternehmer:in zu registrieren und einen Unternehmensnamen zu wählen, um einen Auftrag zu erhalten oder bezahlt zu werden. Wenn deine Tätigkeit unter dem Gesetz als unselbstständige Erwerbstätigkeit gilt, bist du angestellt – ganz egal, was in deinen Unterlagen steht.
Die richtige Klassifizierung gewährleistet nicht nur Fairness und Gleichberechtigung am Arbeitsplatz, sondern sorgt auch dafür, dass die Rechte der Arbeitnehmer:innen gewahrt bleiben und der Arbeitgeber rechtlich und finanziell abgesichert ist.
Welche Risiken birgt die Scheinselbstständigkeit?
Einige Konsequenzen sind:
Geldbußen und Strafen
Sollten das Arbeitsministerium (DOL) oder die Steuerbehörde (IRS) feststellen, dass du eine Arbeitskraft fälschlicherweise als selbstständig klassifiziert hast, musst du mit hohen Geldbußen und Strafen rechnen. Wenn mehrere Mitarbeiter:innen betroffen sind oder die Falschklassifizierung über einen langen Zeitraum besteht, können die Bußgelder schnell existenzbedrohend werden.
Nachzahlung von Gehältern und Sozialabgaben:
Wenn du Angestellte fälschlicherweise zu Auftragnehmer:innen erklärst, hast du sicherlich auch keine Lohnsteuern oder Sozialabgaben für sie gezahlt. Das kann rechtliche Konsequenzen für dein Unternehmen nach sich ziehen. So kann dir der IRS eine Geldbuße auferlegen, wenn du die entsprechenden Steuern nicht einbehältst und abführst. Es kann auch passieren, dass du Gehälter und Arbeitgeberbeiträge nachzahlen musst.
Juristische Probleme:
Die Falschklassifizierung kann deinem Ansehen als Arbeitgeber erheblich schaden. Rechtsstreitigkeiten, Negativschlagzeilen und öffentliche Kritik wirken nicht gerade vertrauensfördernd für deine Mitarbeiter:innen, Kunden und Geschäftspartner. Ist der gute Ruf deines Unternehmens einmal angeschlagen, wird es auch schwieriger, Talente anzuziehen und langfristig zu binden.
Mit sinkendem Vertrauen in das Management erhöht sich eventuell auch die Fluktuation, insbesondere wenn Mitarbeiter:innen das Gefühl haben, dass sie nicht fair bezahlt oder ihnen Benefits vorenthalten werden.
Störung des Geschäftsbetriebs
Gerichtsverfahren, Audits und Compliance-Maßnahmen: Der reguläre Geschäftsbetrieb kann durch die Falschklassifizierung empfindlich gestört werden.
Sollte ein behördlicher Verdacht auf Scheinselbstständigkeit bestehen, kommen möglicherweise noch umfangreichere Prüfungen und Audits auf dich zu. Darunter können die Produktivität und letztlich auch die Performance deines Unternehmens insgesamt leiden.
Rufschädigung
Eine der häufigsten Folgen von Falschklassifizierungen ist der Verstoß gegen die arbeitsrechtlichen Vorschriften im FLSA. Zum Beispiel, wenn du nicht den vorgeschriebenen Mindestlohn oder die festgelegten Überstundenzuschläge zahlst. Das stellt ein hohes rechtliches Risiko für dich als Arbeitgeber dar, da du mit Untersuchungen und Maßnahmen zur Durchsetzung der Vorschriften rechnen musst.
Zudem können falsch klassifizierte Angestellte nicht erhaltene Gehälter und Überstundenzuschläge einklagen. Neben hohen Verfahrenskosten musst du eventuell auch empfindliche Entschädigungssummen zahlen. Außerdem kommt es im Falle einer Falschklassifizierung häufig zu Sammelklagen, was die finanzielle Belastung noch erhöht und deinen Ruf weiter schädigt.
Scheinselbstständigkeit kann zudem Kosten nach sich ziehen, an die man zunächst nicht denkt. Auftragnehmer:innen, die irgendwann feststellen, dass sie eigentlich als Angestellte behandelt werden müssten, ändern möglicherweise ihre Haltung zu deinem Unternehmen. Unter Umständen hören sie ganz auf, für dich zu arbeiten, und warnen sogar andere.
Die Strafen für Scheinselbstständigkeit sind in jedem Land unterschiedlich, folgen aber meistens demselben Prinzip. Meist muss das verantwortliche Unternehmen eine Geldbuße zahlen, Steuern und Arbeitgeberbeiträge nachträglich abführen und die betroffenen Personen für unrechtmäßig entstandene Kosten entschädigen.
Wie verhindere ich als Arbeitgeber die Falschklassifizierung meines Teams?
Mache dich umfassend mit den Gesetzen und Unterscheidungskriterien vor Ort vertraut und vergewissere dich, dass die täglichen Abläufe in deinem Unternehmen damit konform gehen. So gibt es in den USA (Formular 1099) beispielsweise andere Regeln zur Scheinselbstständigkeit als im Vereinigten Königreich (IR35).
Natürlich ist jeder Fall etwas anders, aber die folgenden Empfehlungen haben allgemeine Gültigkeit:
Lass dich von lokalen Rechtsexpert:innen beraten.
Nutze die Angebote lokaler Behörden wie Fragebögen oder Selbsttests.
Gehe die Verträge mit deinen selbstständigen Auftragnehmer:innen noch einmal sorgfältig durch.
Prüfe, wie die Arbeitsleistungen in der Praxis tatsächlich erbracht werden (Weisung und Kontrolle, Arbeitsstunden, Arbeitsmittel, Überwachung), und nicht nur, was im Vertrag steht.
Schule deine leitenden Mitarbeiter:innen zur Thematik der Scheinselbstständigkeit und weise sie an, bei der Beauftragung von Auftragnehmer:innen immer auf der sicheren Seite zu sein.
Wandle Auftragnehmer:innen in festangestellte Mitarbeiter:innen um, sobald dir eine Falschklassifizierung auffällt.
Auch ein Employer of Record (EOR) kann dir dabei helfen, die Falschklassifizierung von Mitarbeiter:innen zu vermeiden. Dieser Drittanbieter übernimmt die rechtliche Verantwortung für die Einstellung von Arbeitskräften im Auftrag eines Unternehmens.
Damit dein Unternehmen stets alle nationalen, bundesrechtlichen und lokalen Vorschriften einhält, informiert sich der EOR regelmäßig über Änderungen bei den Arbeitsgesetzen. Aufgabe des EOR ist es zudem, deine Beschäftigten laut den lokalen Arbeitsgesetzen richtig zu klassifizieren.
Die Zusammenarbeit mit einem EOR kann das Risiko der Scheinselbstständigkeit erheblich verringern, weil die Einstellung, Beschäftigung und Bezahlung von Personal im Rahmen einer EOR-Vereinbarung lokal gesetzeskonform ist. Aber natürlich bleibt immer ein gewisses Restrisiko. Es bleibt Auftrag- und Arbeitgebern also nicht erspart, ihre täglichen Arbeitspraktiken strikt an den gesetzlichen Vorgaben auszurichten.
Ein weiterer Vorteil der Auslagerung von Personalangelegenheiten ist, dass du dich voll auf deine Kernaufgaben konzentrieren kannst.
Worauf kommt es nun bei der Auswahl eines Partners an? Wichtig ist, dass der EOR dafür bekannt ist, stets alle geltenden lokalen Arbeitsgesetze einzuhalten. Dafür muss er die Arbeitsgesetze in den Ländern kennen, in denen du Arbeitskräfte beschäftigst. Nur so kann er Rechtskonformität gewährleisten.
Wie werden ausstehende Vergütungsansprüche bei einer Falschklassifizierung berechnet?
Die Kosten von Scheinselbstständigkeit sind hoch und umfassen, je nach lokaler Rechtsprechung: Nachzahlungen von unbezahlten Gehältern, unbezahlten Benefits, unbezahlten Steuern und unbezahlten Sozialbeiträgen, Bußgelder, Strafen und möglicherweise auch noch Gerichtskosten und Entschädigungszahlungen.
Bei der Berechnung der entstandenen Ansprüche infolge einer Scheinselbstständigkeit gibt es keine pauschalen Lösungen. Denn was in einem Land funktioniert, ist in einem anderen möglicherweise genau der falsche Weg. Ungeachtet des betroffenen Landes müssen jedoch in den meisten Fällen Arbeitgeberleistungen und Sozialversicherungsbeiträge nachgezahlt werden.
Stellst du fest, dass du Mitarbeiter:innen falsch eingestuft hast, kannst du den Vergütungsanspruch anhand der folgenden Faktoren abschätzen:
Seit wann besteht die Falschklassifizierung?
Wie viel hast du der Person tatsächlich bezahlt?
Wie viel würden Vollzeitangestellte in einer vergleichbaren Position in deinem Unternehmen verdienen?
Welche Benefits und Sonderleistungen würden Angestellten in vergleichbarer Position zustehen?
Welche Steuern und Sozialabgaben hättest du für die Person abführen müssen, wäre sie angestellt?
Wie viele Steuern und Sozialabgaben hätte die Person bezahlen müssen, wäre sie angestellt?
Wie hoch sind die üblichen Bußgelder für Falschklassifizierung und Scheinselbstständigkeit?
Darüber wird auch berücksichtigt, ob du selbst den Verstoß entdeckt und gemeldet hast. Falls ja, kannst du hohe Strafen und Bußgelder möglicherweise noch abwenden. Stellt dagegen eine Behörde die Scheinselbstständigkeit fest oder reicht die betroffene Person eine Beschwerde ein, musst du unter Umständen die höchstmögliche Strafe zahlen.
Was tun, wenn du jemanden falsch eingestuft hast?
Falls du feststellst, dass du jemanden falsch eingestuft hast, solltest du auf keinen Fall einfach das Vertragsverhältnis beenden und hoffen, dass niemand kommt und Fragen stellt. Du bist nämlich auch nach dem Ende der Geschäftsbeziehung noch für alle Vergütungsfragen sowie Arbeitgeberleistungen, Steuern und andere Dinge verantwortlich.
Du kannst die Falschklassifizierung nur korrigieren, indem du alle offenen Beträge nachzahlst – sowohl an die betroffene Person als auch an das Finanzamt. In anderen Worten: Du musst alle Steuernachzahlungen, Sozialabgaben, Rentenbeiträge und Geldbußen bezahlen, die sich aus deinem Versäumnis ergeben.
Angesichts dessen ist es verständlich, wenn Unternehmer:innen versucht sind, die Geschäftsbeziehung schnell zu beenden und zu hoffen, dass niemand nachsehen kommt. Aber das kann gehörig nach hinten losgehen. Bei Vorsatz fallen die Strafen nämlich erheblich höher aus.
Berühmte Gerichtsurteile zur Scheinselbstständigkeit
Es gibt eine Reihe von Gerichtsurteilen, die als Warnung für Unternehmen dienen sollten, sich vor Falschklassifizierung und Scheinselbstständigkeit in Acht zu nehmen.
Dynamex Operations W. v. Superior Court: Bei diesem Verfahren in Kalifornien urteilte das Gericht, dass die Beweislast für das Nichtvorliegen eines Angestelltenverhältnisses beim Unternehmen liegt. Es wurde zudem erstmals der ABC-Test beschrieben, anhand derer festgestellt wird, ob eine Person hinreichend unabhängig vom Unternehmen ist, um als selbstständig zu gelten.
Uber BV und andere (Rechtsmittelführer) gegen Aslam und andere (Rechtsmittelgegner): Uber verlor dieses Verfahren im Vereinigten Königreich. Das Gericht urteilte, dass die Fahrer:innen Angestellte und keine selbstständigen Auftragnehmer:innen sind. Das britische Arbeitsrecht kennt drei Stufen von Beschäftigungsverhältnissen, in denen Beschäftigten, Angestellten und Selbstständigen jeweils eigene Rechte zukommen.
Van Dusen et al. v. Swift Transportation: Dieses Verfahren dauerte über neun Jahre und endete damit, dass die US-Spedition Knight-Swift über 100 Mio. US-Dollar Schadenersatz an gut 20.000 Betroffene leisten musste, die fälschlicherweise als Einzelunternehmer:innen eingestuft worden waren. Bevor du das Thema Mitarbeiterklassifizierung also auf die leichte Schulter nimmst, solltest du dir vor Augen führen, was jahrzehntelange Gerichtsverfahren und neunstellige Entschädigungssummen für dein Unternehmen bedeuten.
Auch wenn diese Urteile aus anderen Ländern stammen, sollten sie jedem Unternehmen eine Warnung sein. Die Gesetzeslage ändert sich fortlaufend. Und wer gegen geltendes Recht verstößt, kann nicht einfach so weitermachen, als wäre nichts gewesen.
Überblick über Steuern und Formulare für selbstständige Auftragnehmer:innen
In den USA gab es zuletzt einige Änderungen an den Formularen und Meldepflichten für selbstständige Auftragnehmer:innen. Hier findest du einige Formulare, die jedes US-Unternehmen kennen sollte:
Form W-9 In diesem Formular werden Daten von Auftragnehmer:innen wie Name und Steueridentifikationsnummer (TIN) erfasst.
Form W8-BEN Dieses Formular dient der Erfassung nichtansässiger ausländischer Personen zu Steuerzwecken.
Form 1096 Dieses Formular bildet das Deckblatt für Auftragnehmerformulare, die auf dem Postweg an die US-Steuerbehörde IRS übermittelt werden. Bei der digitalen Übermittlung ist Form 1096 nicht notwendig.
Form 1099 Früher mussten die Auftraggeber von US-Auftragnehmer:innen das Formular 1099-MISC einreichen. Es wurde aber mittlerweile durch Formular 1099-NEC ersetzt. NEC steht für „Non-Employee Compensation“ (Vergütung von Personen ohne Anstellung). Das Formular erfasst Zahlungen an Personen, die nicht bei dem Unternehmen angestellt sind.
Jedes Land hat eigene Anforderung an die Klassifizierung von Auftragnehmer:innen und eigene Steuerformulare. Hol dir am besten Unterstützung von einem lokalen Steuerbüro in den Ländern, in denen deine Auftragnehmer:innen tätig sind. So stellst du sicher, dass du deinen Steuerpflichten nachkommst.
Wie kompliziert ist die Verwaltung von internationalen Auftragnehmer:innen?
Auch wenn du die Rechtslage in deinem Land gut kennst, benötigst du in anderen Ländern wahrscheinlich Unterstützung von lokalen Expert:innen im Arbeitsrecht. Das sind die Gründe dafür:
Die Gesetzeslage unterscheidet sich von Land zu Land.
Gesetze ändern sich mit der Zeit.
Gesetze sind mitunter Auslegungssache.
Der Charakter von Beschäftigungsverhältnissen kann sich mit der Zeit ändern.
Die Arbeit mit internationalen Auftragnehmer:innen ist kompliziert. So musst du unter Umständen Zahlungen in der Landeswährung über ein zugelassenes Geldinstitut überweisen. Das ist zum Beispiel in Mexiko der Fall.
Auch welche Steuerformulare einzureichen sind, hängt von der jeweiligen Klassifizierung ab. So müssen etwa Unternehmen in den USA Zahlungen an Auftragnehmer:innen im Formular 1099-NEC und für Angestellte im Formular W-2 erfassen.
Abgesehen von Falschklassifizierungen werden unter Umständen auch versäumte Mitteilungspflichten mit Bußgeldern belegt. Die Strafen beginnen in den USA bei 50 US-Dollar je Formular und steigen mit zunehmender Dauer und Schwere des Verstoßes.
Noch komplizierter wird es für dich, wenn du keine attraktive Vergütung anbietest, weil du dich nicht mit den wirtschaftlichen Bedingungen eines Landes auskennst. Ohne dieses Wissen ist es kaum möglich, alle Vorschriften einzuhalten und die besten Talente anzuziehen.
Angesichts der vielen Faktoren, die die Verwaltung internationaler Auftragnehmer:innen zu einer echten Herausforderung machen, solltest du dir am besten Unterstützung durch Expert:innen holen.
Wie stellt man die Rechtskonformität in internationalen Teams sicher?
Es gibt zwei Möglichkeiten, deine Rechtskonformität zu gewährleisten.
Niederlassungen und Partnernetzwerke vor Ort
Wenn dein Unternehmen genug Zeit und Geld hat, kannst du in jedem Land eine lokale Niederlassung mit eigener Personalabteilung aufbauen. Du kannst so überall eigene HR-Expert:innen einstellen, die sich mit den lokalen Arbeitsgesetzen auskennen, und du kannst ganz legal eigene Mitarbeiter:innen einstellen und bezahlen. Darüber hinaus solltest du lokale Anwältinnen, Steuerberater und Lohnbuchhalterinnen mit ins Boot holen.
Diese Vorgehensweise ist aber nur für Großkonzerne zu empfehlen. Sofern du keinen aggressiven Expansionskurs in einem bestimmten Land verfolgst, ist es nicht sinnvoll, Tausende Euro zu investieren und mehrere Monate (oder länger) zu warten, um eine eigene Niederlassung zu gründen.
Zusammenarbeit mit einem Employer of Record (EOR)
Die meisten Firmen, die in anderen Ländern auf Personalsuche gehen, arbeiten mit einem Employer of Record (EOR) zusammen. Ein EOR stellt in deinem Auftrag Mitarbeiter:innen im Ausland ein und kümmert sich um die Gehaltsabrechnung, Benefits, Sozialabgaben, Steuern und andere juristische Belange.
Vermeide Scheinselbstständigkeit mit Remote
Als einer der EOR, die das meiste Vertrauen in der Branche genießen, bietet dir Remote die nötige Sicherheit und Kompetenz, um dein internationales Team aufzubauen und zu vergrößern. Wir bieten unsere Leistungen nur für Länder an, in denen wir eigene Niederlassungen haben. Du hast also in jedem Land lokale Ansprechpartner:innen. Das ist etwas, das kein anderer EOR bieten kann. Da diese lokalen Niederlassungen 100%ige Remote-Tochterunternehmen sind, können wir dir auch transparente Preise ohne versteckte Gebühren zusichern.
Falls dir das Risko der Scheinselbstständigkeit im In- oder Ausland Kopfzerbrechen bereitet, solltest du deshalb noch lange nicht das Wachstum deines Unternehmens riskieren. Registriere dich jetzt bei Remote und erhalte Unterstützung von unseren Expert:innen, sei es bei der Verwaltung von Auftragnehmer:innen, beim Onboarding von Mitarbeiter:innen oder deiner gesamten globalen Personalverwaltung.
Newsletter abonnieren
Abonniere unseren Newsletter und bleibe auf dem Laufenden über alles, was Remote-Arbeit und die weltweite Beschäftigung gerade bewegt.
