Si tiene previsto contratar empleados en EE.UU. puede que se pregunte qué impuestos sobre las nóminas tendrá que pagar.
Dependiendo de dónde y cómo contrate a las personas, esta respuesta puede variar, pero muchas de las obligaciones fundamentales son las mismas.
En este artículo, repasaremos qué impuestos tendrá que pagar y qué impuestos podría tener que pagar. También exploraremos algunos puntos clave del impuesto sobre nóminas a tener en cuenta, y explicaremos qué hacer si desea trabajar con contratistas independientes.
Así que entremos de lleno.
¿Qué impuestos paga un empresario en EE.UU.?
En Estados Unidos, los empresarios son responsables de retener, pagar y, en algunos casos, contribuir a ciertos impuestos. Se conocen como impuestos sobre las nóminas e incluyen la Seguridad Social, Medicare y el desempleo.
He aquí las principales obligaciones fiscales que deberá contabilizar.
Impuesto sobre la renta federal y estatal
Como en la mayoría de los países, usted es responsable de retener una parte del salario de sus asalariados y de pagarla puntualmente a las autoridades fiscales. El tipo específico de cada impuesto depende del nivel de ingresos del asalariado y de su estado civil.
Para saberlo, sus empleados deben rellenar un formulario W-4 . A continuación, puede utilizar esta información para calcular cuánto impuesto sobre la renta debe retener de cada nómina.
En la mayoría de los casos, los empleados deben pagar el impuesto sobre la renta tanto a nivel federal como estatal (y, en algunos casos, también a nivel de ciudad o condado). Algunos estados - como Florida, Texas y Alaska - no tienen un impuesto estatal sobre la renta.
Si tiene empleados que trabajan a distancia en otros estados, debe retener los impuestos sobre la renta correspondientes al estado en el que viven, no al estado en el que su empresa tiene su sede. Tenga en cuenta que, en algunos casos existen ciertas condiciones que deben cumplirse para que se aplique esta norma.
Para saber más sobre sus obligaciones fiscales en materia de nóminas en cada estado, consulte nuestra herramienta gratuita US State Explorer . También puede ver cuáles son los costes de pleno empleo de sus contrataciones con nuestra herramienta gratuita Calculadora de costes .
Como empresario, no realiza ninguna cotización al impuesto sobre la renta de sus asalariados.
Impuesto FICA
El impuesto de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA) es un impuesto combinado que consta de la Seguridad Social y Medicare. Tanto usted como su empleado contribuyen con un porcentaje igual de su salario.
Impuesto de la Seguridad Social
La Seguridad Social está concebida para financiar las prestaciones de jubilación de los asalariados una vez que dejan de trabajar. Tanto usted como su empleado contribuyen con un 6,2% (12,4% en total) sobre el salario del empleado, aunque cualquier ingreso superior a los primeros 168.600 $ no se grava.
Impuesto de Medicare
Como su nombre indica, Medicare financia los gastos sanitarios. La tasa del 2,9% se reparte a partes iguales entre usted y su empleado, contribuyendo ambas partes con el 1,45%. No hay límite de base salarial en Medicare, lo que significa que se aplica a los empleados de cualquier salario.
Impuesto de desempleo
Las cotizaciones de desempleo proporcionan ayuda financiera a las personas que se encuentran entre dos empleos.
En la mayoría de los estados, los empresarios son responsables del pago de los impuestos de desempleo. En algunos estados, sin embargo, los empleados también tienen que cotizar.
Impuesto federal de desempleo (FUTA)
Los empresarios pagan un tipo impositivo del 6% sobre los primeros 7.000 $ de salario pagados a cada empleado al año. Una vez alcanzada la base salarial, no necesitan pagar más impuestos FUTA por el año.
Impuesto estatal de desempleo (SUTA)
Las tasas impositivas del seguro de desempleo estatal y la elegibilidad difieren según el estado, por lo que deberá comprobar y supervisar las normativas estatales individuales de sus empleados. Remoto puede hacerlo por usted y asegurarse de que está reteniendo y pagando las cantidades correctas en todo momento, independientemente de dónde se encuentre su personal.
¿Cómo se calculan los impuestos sobre las nóminas de los empresarios en EE.UU.?
Como se ha mencionado, usted es responsable de retener y pagar los impuestos sobre las nóminas en nombre de sus empleados. Esto incluye FICA, FUTA y el impuesto sobre la renta.
Sus empleados recibirán a final de año el formulario W-2 en el que se resumen sus salarios y los impuestos retenidos. Necesitarán este formulario para presentar su declaración de la renta individual y reclamar los créditos o deducciones a los que tengan derecho.
Antes de lanzarse a cualquier cálculo, primero debe recopilar la información fiscal de sus empleados mediante los siguientes documentos:
Formulario I-9 : Este formulario verifica la elegibilidad de sus empleados para trabajar en EE.UU. y es obligatorio para todo el personal.
Formulario W-4 : Como se ha mencionado, este formulario determina la cantidad de impuestos que retendrá.
Formularios de impuestos estatales y locales: Algunos estados tienen sus propios formularios de retención.
Calcular los impuestos federales y estatales
Los tipos y cálculos específicos para la retención del impuesto sobre la renta federal y estatal dependen de los ingresos de cada empleado, de su estado civil y de su residencia en el estado.
Retención del impuesto federal sobre la renta
El formulario W-4 de cada empleado indicará su estado civil y el importe del impuesto sobre la renta a retener de cada una de sus nóminas.
Retención del impuesto estatal sobre la renta
Como ya hemos comentado, algunos estados le obligan a retener el impuesto estatal sobre la renta de los salarios de sus empleados. Consulte a las autoridades de cada estado para determinar las tarifas exactas.
Cálculo de los impuestos FICA
Para calcular los impuestos FICA, calcule el salario bruto de cada empleado (es decir, sus ingresos totales antes de deducir los impuestos u otras deducciones).
Seguridad Social
Una vez que conozca el salario bruto, multiplíquelo por el tipo de la Seguridad Social (6,2%).
Si su empleado gana 2.000 $ de salario bruto en un periodo de pago, su cotización a la Seguridad Social sería de 124 $ (2.000 $ x 6,2%). También tendría que contribuir con 124 dólares.
Medicare
Para calcular el impuesto de Medicare, multiplique el salario bruto total del empleado por la tasa de Medicare (1,45%).
De nuevo, si su empleado gana 2.000 $, su cotización sería de 29 $ (2.000 $ x 1,45%). También tendría que contribuir con 29 dólares.
Cálculo de los impuestos FUTA y SUTA
Sólo los primeros 7.000 $ del salario anual de un empleado están sujetos al impuesto FUTA. Para calcular cuánto debe, multiplique el salario imponible por el tipo impositivo FUTA (6%).
Si su empleado gana 60.000 $ al año, sólo tendría que pagar impuestos sobre los primeros 7.000 $. Por lo tanto, su cotización anual FUTA sería de 420 $ (7.000 $ x 6%).
Sin embargo, es importante tener en cuenta que puede reclamar un crédito fiscal FUTA de hasta el 5,4% sobre los impuestos pagados, lo que reduce efectivamente la tasa al 0,6%.
A diferencia de las tasas FUTA, que son las mismas en todo el país, las tasas SUTA pueden variar significativamente. Cada estado tiene también su propio proceso de pago, que puede variar de mensual a trimestral.
¿Qué ocurre con los contratistas independientes?
Los contratistas independientes se clasifican como autónomos y, por lo tanto, son responsables de declarar y pagar sus propios impuestos. Esto significa que no necesita retener ni contribuir con ningún impuesto sobre la nómina cuando pague a un contratista.
Sin embargo, está obligado a declarar los pagos de 600 dólares o más a contratistas 1099 al Servicio de Impuestos Internos (IRS) utilizando formulario 1099-NEC . Esto ayuda al IRS a asegurarse de que los contratistas declaran sus ingresos correctamente.
Asegúrese de no clasifique mal a sus contratistas sin embargo. Esto puede dar lugar a sanciones, multas y pagos atrasados, así como a importantes daños a la reputación.
Nuestra herramienta de riesgo de clasificación errónea de empleados puede ayudarle a determinar la situación de los miembros de su equipo.
¿Cuándo pagan los empresarios los impuestos sobre los trabajadores en EE.UU.?
El calendario de pagos depende generalmente de dos factores principales:
El tipo de impuesto que se paga: Los diferentes impuestos tienen diferentes calendarios de depósito.
La cantidad retenida: El IRS tiene normas específicas en torno a la cantidad total de impuestos que se pueden retener a lo largo de un trimestre.
Calendario de depósitos mensuales
Los empresarios que retengan más de 50.000 dólares en total en concepto de impuestos FICA y federales sobre la renta durante un trimestre deberán pagar los impuestos mensualmente. La regla general es ingresar los impuestos retenidos el día 15 del mes siguiente al periodo de pago.
Por lo tanto, si paga a sus empleados el 30 de junio, tiene que depositar los impuestos retenidos antes del 15 de julio.
Calendario de depósitos quincenales
Los empresarios que retengan entre 7.500 y 50.000 dólares en concepto de impuestos federales totales sobre la renta y FICA durante un trimestre tienen que hacer un depósito quincenal.
Está obligado a pagar los impuestos retenidos el miércoles siguiente al periodo de pago si sus empleados cobraron el miércoles, jueves o viernes anterior.
Por ejemplo, si pagó a sus empleados el viernes 7 de julio, tendría que presentar el depósito fiscal antes del miércoles 12 de julio.
¿Cómo se pagan los impuestos al gobierno por parte de un empresario?
El acto en sí de pagar impuestos es relativamente sencillo. La forma más cómoda es depositar sus impuestos retenidos electrónicamente a través del Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS). Este sistema también le permite programar pagos por adelantado y recibir confirmación cuando se procesen dichos pagos.
Remoto puede efectuar estos depósitos en su nombre, respetando plenamente los plazos correspondientes.
Gestión de los impuestos sobre las nóminas con Remote
Como ya hemos mencionado, Remote puede quitarle todo esto de encima. Nos aseguramos de que sus empleados cobren puntualmente y con exactitud, de que se retengan y paguen todos los impuestos pertinentes a nivel federal, estatal y local, y de que se cumplan todas las obligaciones de información y papeleo.
Nuestros expertos locales internos también pueden asesorarle sobre sus opciones fiscales y proporcionarle apoyo y orientación siempre que lo necesite.
Esto tampoco se limita a Estados Unidos. Si tiene miembros de su equipo en diferentes países, puede gestionar todos los aspectos de su nómina a través de nuestro sistema global de nóminas centralizado .
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