Comment faire passer un freelance au statut d’employé : guide expert

Le recrutement à une échelle internationale peut s'avérer délicat. De nombreuses entreprises optent pour la facilité et paient leurs collaborateurs à l’étranger comme des freelances. Mais malheureusement, la solution de facilité n’est pas toujours la bonne, ni la plus sûre.

Bien que le statut de freelance puisse être approprié dans le cadre de certaines relations d’affaires, les entreprises ne peuvent pas se contenter de payer leurs employés en tant que freelances au prétexte de la simplicité. Les freelances et les employés remplissent des rôles différents et ont des définitions juridiques distinctes. Faire passer un freelance au statut d’employé peut protéger l’employeur contre des sanctions, offrir une meilleure expérience à l’employé et simplifier la collaboration entre les deux parties.

Remote aide les entreprises à faire passer des freelances au statut d’employés dans le monde entier. Ce guide peut vous aider si vous souhaitez faire passer un freelance au statut d'employé ou si vous voulez en savoir plus au sujet des avantages et des inconvénients d'un tel changement.

Quels sont les avantages pour l’employeur ?

Les employeurs assument une plus grande part de responsabilité dans les relations avec les freelances. Si le freelance est considéré comme tel alors qu'il devrait avoir un statut d'employé, c'est l’employeur qui doit payer les pénalités et les amendes.

Mais les erreurs de statut ne sont pas le seul problème. Dans la plupart des pays, les freelances sont des entités juridiques à part entière, ce qui leur confère certains droits concernant le travail qu’ils effectuent. Dans certains cas, un employeur qui commande un travail à un freelance peut découvrir que ce dernier détient tout ou une partie des droits de propriété intellectuelle du travail. Ce point est déjà assez inquiétant pour un projet, mais dans le cadre de relations à long terme avec un freelance, les droits de propriété intellectuelle peuvent être une source de préoccupation majeure pour les entreprises mal préparées.

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Les employés à temps plein coûtent également moins cher que les freelances dans de nombreux cas. En effet, bien que les entreprises n’aient pas à offrir d’avantages sociaux aux freelances, elles économisent de l’argent à long terme en s’assurant les services d’un collaborateur précieux ayant de l’expérience au sein de l’entreprise. Il n’est peut-être pas facile de suivre ces économies, mais les gains de productivité et de stabilité sont réels.

Les employeurs qui prennent soin de leurs employés en leur offrant des avantages sociaux récoltent également les fruits d’un excellent moral et d’une bonne culture d’entreprise. Les freelances sont des mercenaires de métier, qui passent d’un projet à l’autre, tandis que les employés qui sont rémunérés équitablement pour leur temps peuvent consacrer toute leur énergie à une seule mission.

Quels sont les avantages pour le collaborateur ?

Certains collaborateurs préfèrent travailler en tant que freelances, mais pour la plupart, les avantages du temps plein l’emportent largement sur les inconvénients.

Les employés à temps plein ont droit à une foule d’avantages dont les freelances ne bénéficient pas. Dans la plupart des pays, les employés bénéficient de congés payés, de protections contre le chômage, d’un accès à de meilleures options en matière de soins de santé, de possibilités d’épargne-retraite fiscalement avantageuses et d’autres avantages.

Les freelances passant au statut d’employés ont également la possibilité de développer leurs compétences au sein d’une équipe solidaire. Les entreprises dont la main-d’œuvre est internationale doivent être proactives pour s’assurer que les employés vivant loin du siège social ne se sentent pas comme des citoyens de seconde zone. En faisant des collaborateurs des employés à temps plein plutôt que des freelances, les entreprises peuvent montrer aux membres de leur équipe qu'elles les considèrent comme des contributeurs à part entière à l'avenir de l'entreprise.

Signes indiquant que vous devriez faire passer un freelance au statut d’employé

Chaque situation est différente. Certains contrats à long terme avec des freelances sont judicieux, tandis que d’autres sont des batailles juridiques interminables sur le point d’éclater. Examinez vos relations avec vos freelances et soyez attentif à ces signes courants qui indiquent qu'il est peut-être temps de faire évoluer le contrat vers un statut d’employé.

1. Vous n’êtes pas en conformité dans le pays du freelance.

Connaissez-vous la législation relative au travail des freelances dans le pays où ils vivent ? En êtes-vous sûr ? Les lois varient considérablement d’un pays et d’une région à l’autre. Les critères définissant un statut de freelance aux États-Unis peuvent ne pas être les mêmes au Royaume-Uni. De nombreux pays ont adopté de nouvelles lois concernant les freelances en réponse à la croissance des entreprises de la « gig economy » (économie des petits boulots). Si vous découvrez que vous n’êtes pas en conformité, agissez rapidement pour faire évoluer le statut de vos freelances et éviter de lourdes pénalités.

2. Vous souhaitez que vos freelances jouent un rôle plus important dans votre entreprise.

Les freelances travaillent sur des projets, mais ils ne jouent pas souvent un rôle actif dans la construction de l’avenir d’une entreprise. Même un freelance sous contrat n’est lié à l’entreprise que pour une durée ou un budget déterminé. Une fois que vous avez trouvé un freelance qui sort du lot et qui pourrait vous aider à développer votre entreprise, pourquoi laisser cette relation au fruit du hasard ? Faites passer ce freelance au statut d’employé et faites entrer des talents de haut niveau dans votre entreprise avec un minimum d’intégration.

3. Vous souhaitez proposer des avantages à votre freelance.

Les freelances n’ayant généralement pas droit à des avantages sociaux, leur rémunération se limite à une indemnité monétaire. Pour offrir à un freelance des avantages tels qu’une assurance maladie, des options d’épargne-retraite et des congés payés, vous devez d’abord faire de lui un employé. Rien n’aide mieux les entreprises à retenir les meilleurs talents qu’un excellent programme d’avantages sociaux.

4. Vous souhaitez offrir une meilleure expérience aux employés.

Lorsque les freelances travaillent avec des équipes d’employés à temps plein, ils ont l’impression d’être à part. Les employés partagent la culture de l’entreprise d’une manière dont les freelances ne peuvent pas vraiment profiter. En faisant passer les freelances au statut d’employés, vous les invitez à vous rejoindre, créant ainsi une expérience exceptionnelle pour les membres de votre équipe répartis dans le monde entier.

5. Vous souhaitez protéger davantage la propriété intellectuelle de votre entreprise.

Comme nous l’avons mentionné plus haut dans ce guide, les freelances sont des entités à part entière et bénéficient de certains droits concernant le travail qu’ils produisent. Vous pouvez protéger votre propriété intellectuelle avec un contrat bien rédigé, mais vos droits sont plus forts lorsque la personne qui effectue le travail est votre employé et non un freelance extérieur. Dans certains pays, les droits de propriété intellectuelle sont accordés par défaut aux créateurs indépendants plutôt qu’aux entreprises. Donc, si vous employez des freelances internationaux, veillez à ce que vos contrats soient clairs et à toute épreuve en matière de propriété intellectuelle.

6. Vous souhaitez économiser de l’argent sur le long terme.

Les freelances demandent des salaires plus élevés que les employés. Plus vous continuez à travailler avec eux, plus vous dépensez de l’argent que vous auriez pu consacrer à des talents internes. Les employés exigent certes des avantages sociaux et d’autres obligations, mais dès que vous modifiez le statut d’un freelance, cette personne devient immédiatement un atout plus productif à long terme pour votre équipe.

7. Votre contrat avec le collaborateur est obsolète.

Quand avez-vous signé le contrat de prestation avec votre freelance ? De nombreux freelances à temps plein travaillent pour la même entreprise pendant des mois ou des années sans recevoir de nouveau contrat. Votre contrat risque de ne pas résister aux changements du droit du travail et des affaires , d’autant plus que les lois évoluent pour prévenir les abus dans le domaine du travail à la demande. L’intégration du freelance en tant qu’employé élimine ce problème, à condition que le freelance soit prêt à faire la transition.

8. Vous ne souhaitez pas que le freelance soit embauché par la concurrence en premier.

Votre freelance préféré peut signer un NDA (accord de non-divulgation), la plupart des pays ne vous permettent cependant pas d’empêcher un freelance d’aller travailler pour la concurrence. Que se passe-t-il si une personne qui contribue au fonctionnement de votre entreprise commence soudainement à utiliser ses compétences pour quelqu’un d’autre ? Si vous travaillez avec un freelance très compétent qui serait un excellent atout pour la concurrence, faites-lui une offre d’emploi avant que quelqu’un d’autre ne le fasse.

9. Votre freelance souhaite devenir un employé.

La raison la plus simple de faire passer un freelance au statut d’employé est aussi l’une des meilleures. Que veut le freelance ? Certaines personnes préfèrent la vie de freelance, même si elles se voient proposer un excellent poste bien rémunéré. D’autres aimeraient abandonner l’incertitude du travail de freelance en faveur de la sécurité et des protections qu’offre un emploi à temps plein. Demandez à vos meilleurs freelances s’ils aimeraient travailler pour vous en tant qu’employés à temps plein et s'ils disent oui, faites en sorte que cela se produise.