Payroll is een bijzonder aantrekkelijk doelwit voor fraude, omdat er vaak grote hoeveelheden geld tussen systemen worden verplaatst. Daarom is het cruciaal om uw bedrijf te beschermen.
In dit artikel bekijken we de verschillende soorten payrollfraude waarvan u op de hoogte moet zijn, en leggen we uit hoe u de frequentie en impact ervan kunt minimaliseren. We bespreken ook enkele algemene tips voor fraudepreventie en bespreken de juridische implicaties van payrollfraude.
Laten we er dus meteen in springen.
Wat is payrollfraude?
Loonfraude treedt op wanneer een werknemer loongegevens zonder toestemming wijzigt of manipuleert. Ze kunnen dit doen om zichzelf meer geld te geven, of om een vergoeding te krijgen voor werk dat ze niet hebben gedaan.
Houd er rekening mee dat werkgevers ook payrollfraude kunnen plegen, meestal om de arbeidskosten te verlagen.
De fraudedriehoek
De fraudedriehoek, ontwikkeld door criminoloog Donald R Cressey, legt als volgt uit welke factoren tot frauderisico kunnen leiden:
Motivatie/stimulans: Dit is de reden voor de fraude. De werknemer kan het bijvoorbeeld financieel moeilijk hebben of een grote aankoop willen financieren.
Opportuniteit: Dit verwijst naar het gebrek aan controles, controles, balansen en toezicht waardoor het individu fraude kan plegen. De werknemer kan bijvoorbeeld op de payroll werken en zijn eigen loon bepalen.
Rationalisatie: Dit is de individuele rechtvaardiging voor diefstal. Ze kunnen bijvoorbeeld denken dat uw bedrijf het extra geld niet zal merken of „missen”, of dat ze ontevreden zijn omdat ze worden overgeslagen voor een verhoging die ze volgens hen verdienen.
Als al deze drie voorwaarden tegelijkertijd bestaan, is de kans op payrollfraude groot.
Wat zijn de gevolgen van payrollfraude?
Volgens de Association of Certified Fraud Examiners kan payrollfraude een bedrijf gemiddeld 65.300 dollar kosten en ongeveer 30 maanden duren voordat het wordt ontdekt.
Naast financiële verliezen moet u ook middelen toewijzen om de fraude aan te pakken en op te lossen, en om de schuldige werknemer te vervangen.
Op sommige locaties kunt u te maken krijgen met juridische en nalevingsproblemen omdat u niet al over de juiste fraudepreventiemaatregelen beschikt.
Wat zijn de juridische gevolgen van payrollfraude?
Als u ontdekt dat een werknemer payrollfraude heeft gepleegd, moet u met uw juridische team spreken (en uw eigen interne disciplinaire maatregelen nemen). De strafrechtelijke gevolgen van fraude kunnen afhankelijk zijn van het type fraude, het gestolen bedrag en waar u gevestigd bent.
Een grote hoeveelheid fraude die gedurende een langere periode wordt gepleegd, kan bijvoorbeeld resulteren in een veel zwaardere strafrechtelijke straf.
In sommige gevallen kunt u een rechtszaak aanspannen voor payrollfraude. Schade kan bestaan uit gestolen geld en andere factoren, zoals reputatieschade. Nogmaals, dit varieert afhankelijk van uw locatie, dus het is raadzaam om uw juridisch adviseur te raadplegen.
Soorten payrollfraude
Er zijn verschillende veelvoorkomende vormen van payrollfraude waarvan u op de hoogte moet zijn. In dit gedeelte bekijken we ze allemaal in detail en leggen we uit wat u kunt doen om ze te voorkomen.
Fraude met urenstaten
Urenstaatfraude — vaak bekend als „buddy punching” — doet zich voor wanneer een werknemer de tijdregistratie manipuleert om de betalingsbedragen te wijzigen. Een werknemer kan bijvoorbeeld extra uren toevoegen die hij niet heeft gewerkt om zijn eigen salaris (of dat van een collega) te verhogen.
Als het in kleine hoeveelheden wordt gedaan, zoals elke twee weken een uur extra, kan urenstaatfraude moeilijk op te sporen zijn.
Zo minimaliseer je urenregistratiefraude:
Implementeer geautomatiseerde tijdregistratiesystemen
Voer urenstaataudits en steekproefsgewijze controles uit
Controleer regelmatig het salaris- en loongedeelte van uw boekhoudsysteem
Laat managers alle urenstaten goedkeuren
Fraude met wijziging van het loontarief
Deze vorm van fraude is over het algemeen beperkt tot afdelingen die toegang hebben tot uw salarissysteem, zoals salarisadministratie, financiën of HR. Het komt voor wanneer werknemers hun eigen salaris verhogen of daarvoor met iemand van een van die afdelingen samenwerken.
Hoe u fraude met wijzigingen in het loontarief tot een minimum kunt beperken:
Controleer de payroll-administratie regelmatig
Controleer regelmatig het salaris- en loongedeelte van uw boekhoudsysteem
Implementeer een goedkeuringsproces voor het loontarief
Instellen van toegangscontroles voor payroll-systemen
Fraude van de Commissie
Als u werknemers in dienst hebt, zoals verkopers, kunnen ze ten onrechte verkoopgegevens melden om hun inkomsten te verhogen.
Hoe u commissiefraude tot een minimum kunt beperken:
Stel een duidelijk, transparant commissiebeleid en -structuur op
Verkoopgegevens regelmatig controleren of checken
Zorg ervoor dat alle commissies goedkeuring van het management krijgen
Spook-payrollfraude
Spook-werknemersfraude vindt plaats wanneer een persoon een valse werknemersaccount aanmaakt en geld naar die rekening stort onder het mom van betaling. Vervolgens houden ze het geld. Ghost payroll kan ook plaatsvinden als een huidige werknemer een voormalige werknemer op de loonlijst houdt, maar met andere salarisinformatie.
Net als fraude met loonwijzigingen komt dit het meest voor op de afdelingen HR, payroll en financiën, omdat ze toegang hebben tot deze functies.
Hoe u de spookloonadministratie kunt minimaliseren:
Controleer uw werknemersgegevens
Controleer de gegevens van werknemers bij het aannemen van personeel
Implementeer een strikt autorisatieproces voor het toevoegen van werknemers aan de payroll van het bedrijf
Fraude met onkostenvergoeding
Veel bedrijven vergoeden werknemers voor bedrijfsreizen, permanente educatie, aankoop van benodigdheden en andere werkgerelateerde kosten. Er kan sprake zijn van fraude als een teamlid deze schadebedragen opdrijft.
Ze kunnen bijvoorbeeld beweren dat een zakenlunch meer kost dan in werkelijkheid. Of ze kunnen meer doen dan legitieme kosten, zoals het uitgeven van meer dan een redelijk bedrag aan reiskosten.
Een ander voorbeeld is het claimen van persoonlijke uitgaven om zakelijke redenen. Een „" zakendiner "” kan bijvoorbeeld een uitgebreid diner en een borrel met vrienden zijn.” Of een werknemer zou kosten kunnen verzinnen die ze helemaal nooit hebben gemaakt, zoals kosten voor het delen van ritten voor een rit die ze nooit hebben gemaakt.
Hoe u fraude met onkostenvergoedingen tot een minimum kunt beperken:
Zorg voor een strikt, duidelijk en transparant schadevergoedingsbeleid dat aangeeft welke kosten van toepassing zijn
Ontvangsten of bewijzen nodig hebben voor alle uitgaven
Formulieren voor de vergoeding van auditkosten
Uitgaven van de accountantsorganisatie in verband met reizen van werknemers en soortgelijke zaken
Fraude door derden
Payrollfraude kan ook worden uitgevoerd door externe partijen. Dit kan het volgende omvatten:
W2-oplichting. Hier doet een kwaadwillende acteur zich voor als een werknemer die om persoonlijke informatie van een andere werknemer vraagt. Als de actor HR ervan overtuigt gevoelige informatie over werknemers over te dragen, kan hij deze gegevens gebruiken om frauduleuze belastingaangiften in te dienen en andere vormen van fraude te plegen.
Uitbestede payroll bedrijven . Derden kunnen uitbestede payrollbedrijven imiteren (meestal door phishing-e-mails of valse websites te gebruiken) om te proberen informatie van uw werknemers te krijgen. Ze kunnen deze informatie vervolgens gebruiken om van uw bedrijf te stelen.
Payroll-omleidingsregelingen . Hier misleidt een kwaadwillende acteur werknemers om hun betalingsgegevens, zoals hun bankrekeninggegevens, om te wisselen. Dit leidt ertoe dat het loon van de werknemer wordt gestort op de rekening van de acteur.
Hoe kunt u payrollfraude door derden tot een minimum beperken:
Onderzoek en selecteer externe leveranciers zorgvuldig
Verifieer de informatie van de leverancier intern
Implementeer strenge toegangscontroles
Fraude met personeelsbeloningen
Fraude met personeelsbeloningen kan verschillende vormen aannemen, zoals een werknemer:
Het indienen van valse claims in een poging om verzekeringsuitbetalingen voor onwettige claims te innen.
Het gebruik van een valse burgerlijke staat, valse personen ten laste of begunstigden, of een andere verkeerde voorstelling van zaken om premies te wijzigen of uitbetalingen te innen.
Het indienen van claims voor een arbeidsverzekering EN een externe verzekeringsmaatschappij voor één gebeurtenis om de uitbetaling te verhogen, waardoor het eigen risico mogelijk wordt vergoed. Een dubbele claim kan ook bestaan uit het indienen van een claim in het kader van uw arbeidsverzekeringspakket en een flexibele uitgavenrekening om de verzekeringsuitkering te innen.
Hoe u uitkeringsfraude kunt minimaliseren:
Controleer of uw werknemers in aanmerking komen voor een uitkering
Verifieer, indien mogelijk, relevante informatie over personeelsbeloningen
Claims voor auditvoordelen
Stel strikte procedures in voor wijzigingen in de uitkeringen
Tips om payrollfraude tot een minimum te beperken
Naast de specifieke gevallen die hierboven zijn beschreven, zijn hier enkele algemene tips om het risico op payrollfraude te verminderen:
Implementeer een strikte functiescheiding
Functiescheiding is een belangrijk boekhoudkundig concept en een van de belangrijkste interne controles. Het betekent dat geen enkele persoon meer dan één aspect van het payrollproces beheert.
Als een van uw payrollmedewerkers bijvoorbeeld zijn loon- of verlofadministratie kan invoeren en de salarisadministratie kan autoriseren, dan heeft hij of zij de mogelijkheid om verschillende vormen van loongerelateerde fraude te plegen, zoals urenregistratiefraude of spookloonadministratie.
Als algemene leidraad moet elk van de volgende taken onder de verantwoordelijkheid van een andere persoon vallen:
Invoeren van payroll-records
Autorisatie van de payroll
Verwerking van de payroll
Afstemming van payroll-accounts
Train uw werknemers om tekenen van fraude te herkennen
Overweeg om een verplicht trainingsprogramma te implementeren, dat intern of extern wordt gegeven, waarmee uw teamleden potentiële frauduleuze activiteiten kunnen opsporen. De training moet ook betrekking hebben op wat u vervolgens moet doen, inclusief hoe u dit op een veilige manier kunt melden.
Benadruk ook het belang van de nauwkeurigheid van de payroll om fouten te voorkomen. Hoe minder fouten, hoe minder u zich zorgen hoeft te maken over fraude, en hoe gemakkelijker daadwerkelijke fraude te herkennen is.
Tot slot, versterk uw bedrijfsbeleid inzake ethisch gedrag.
Versterk je bedrijfscultuur
Een sterke bedrijfscultuur kan helpen om fraudepogingen te ontmoedigen, ongeacht of alle aspecten van de fraudedriehoek aanwezig zijn of niet.
Als iedereen het gevoel heeft dat hij of zij een aandeel heeft in uw bedrijf, is de kans kleiner dat hij of zij zich laat verleiden tot fraude. Stimuleer een „spreekcultuur” en zorg ervoor dat het management rode vlaggen krijgt.
Voorkom payrollfraude met Remote
Als payrollfraude niet wordt ontdekt, kan dit ernstige financiële gevolgen hebben voor uw bedrijf. Zoals gezegd is het essentieel om een goed opgeleid personeelsbestand, strenge interne controles en een sterke bedrijfscultuur te hebben.
Het is echter ook cruciaal om een payroll-systeem te gebruiken dat uw bedrijf beschermt. Remote Payroll automatiseert uw loonberekeningen, waardoor menselijke fouten en de bijbehorende risico's aanzienlijk worden beperkt. Met al je salarisgegevens gecentraliseerd op één veilige plek, kun je snel en eenvoudig loonaudits uitvoeren en mogelijke misbruiken opsporen.
Je kunt ook de tijd en aanwezigheid van al je teamleden bijhouden en uitgaven en vergoedingen beheren.
Neem vandaag nog contact op met een van onze vriendelijke experts voor meer informatie over hoe Remote Payroll uw beveiliging kan versterken en uw hele salarisproces snel, eenvoudig en kosteneffectiever kan maken.
